Biên bản đối chiếu công nợ đối với dân kế toán không phải là loại giấy tờ xa lạ. Nhưng với người ngoài ngành thì không phải ai cũng hiểu về chúng. Như chúng ta biết, mỗi doanh nghiệp dù là sản xuất hay thương mại đều có “công nợ”. Những khoản nợ này cần được ghi chép đầy đủ và chi tiết.
Với cơ quan thuế, biên bản được xem là căn cứ để quản lý quá trình thanh toán có được thực thi theo đúng quy định hay không? Còn với doanh nghiệp thì biên bản giúp quá trình kiểm soát các khoản nợ được chặt chẽ hơn. Quá trình thực hiện thu nợ, thanh toán nợ trở nên rõ ràng và chi tiết.
Vậy bạn đã gì về biên bản đối chiếu công nợ? Nội dung cần có trong biên bản này là gì? Mẫu biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ mới nhất ra sao? Tất cả điều này sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.
Khái niệm về biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ chính là căn cứ để có thể kiểm soát và quản lý tình hình thanh toán tiền hàng giữa hai bên: bên Mua và bên Bán. Đặc biệt, chúng thể hiện việc thanh toán các hóa đơn giá trị gia tăng đạt giá trị tối thiểu 20 triệu đồng. Thông qua biên bản, cơ quan thuế xác nhận doanh nghiệp đó đã thực hiện đúng theo quy định hay không.
Lập biên bản đối chiếu công nợ nhằm mục đích gì?
Để có thể quyết toán thuế thì biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ được coi là điều kiện không thể thiếu. Chúng chính là minh chứng rõ ràng nhất về công nợ giữa khách hàng với nhà cung cấp. Như đã đề cập ở trên, biên bản này rất quan trọng đối với hóa đơn GTGT đạt giá trị tối thiểu là 20 triệu đồng có thực thi theo đúng với quy định hay không?
Đối với kế toán, biên bản giúp học có thể quản lý được tình hình thanh toán tất cả khoản nợ của doanh nghiệp với các nhà cung cấp hàng hóa. Việc thanh toán này đã được thực hiện theo đúng cam kết ghi trong hợp đồng hay không?
Bên cạnh đó, biên bản cho kế toán biết số nợ còn lại của doanh nghiệp có đúng và sát thực với tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng vì chúng phản ánh được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang ở giai đoạn phát triển hay khủng hoảng về công nợ?
Nguyên tắc của biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ
Mỗi một biên bản sẽ gồm tổng cộng 3 phần chính:
- Bên gửi bản đối chiếu cũng chính là bên thu nợ
- Bên nhận bản đối chiếu cũng chính là bên phải thanh toán nợ
- Một số thông tin liên quan: Thời gian đối chiếu, lịch sử toàn bộ thông tin phát sinh, số lần thanh toán nợ, số nợ còn lại cần được thanh toán,…
Bởi vậy, các biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ được lập ra nhằm mục đích thu hồi nợ. Kế toán làm căn cứ để chốt số nợ cần phải thu.
Kế toán sẽ có nhiệm vụ nhận tất cả biên bản này của đối tác để chốt số nợ cần trả. Công đoạn này không cần thiết phải lập biên bản mà chỉ cần đối chiếu công nợ giữa hai bên.
Nội dung cần có trong biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ
Thực tế, bạn sẽ bắt gặp rất nhiều mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Vì vậy, nội dung bắt buộc về quy chuẩn trong biên bản chưa có quy định nào cả. Kế toán hoàn toàn có thể soạn thảo theo đúng tình hình thực tế của mình. Tuy nhiên, trong mỗi biên bản này thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
Bên nhận bản đối chiếu
Ở đây, chúng ta sẽ có một series danh sách hợp đồng của mỗi khách hàng. Như vậy mối hợp đồng sẽ tương ứng với một đối tượng theo dõi công nợ. Trên thực tế, một khách hàng có thể tồn tại nhiều hợp đồng không giống nhau. Tổng hợp tất cả các hợp đồng đó lại sẽ công nợ cần chốt. Ở đây, chúng ta có tuân thủ theo nguyên tắc bù trừ.
Thông tin cần thanh toán
Trên thực tế rất hiếm có các hợp đồng được thanh toán toàn bộ ngay lúc đầu. Bởi vậy toàn bộ thông tin cần thanh toán của hợp đồng cần được ghi lại để theo dõi chi tiết.
Mẫu biên bản đối chiếu
Bạn sẽ thấy toàn bộ thông tin của các đối tượng liên quan được tổng hợp lại ở đây.
Nhìn chung, một biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ sẽ bao gồm nội dung chính như:
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp.
- Địa chỉ, thông tin liên hệ.
- Thời gian bắt đầu lập biên bản.
- Thông tin chi tiết về hai bên Mua và bên Bán.
- Thông tin cụ thể về khoản nợ
- Kết luận sau quá trình đối chiếu công nợ
- Chữ ký và con dấu xác nhận giữa hai bên…
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn xác nhất
Bạn chỉ cần lên Google là có trong tay vô số mẫu biên bản đối chiếu xác nhận công nợ. Hiện nay có rất nhiều mẫu biên bản mới đáp ứng được tình hình thực tế của doanh nghiệp. Kế toán còn có thể tự lập mẫu này tự động trên ứng dụng Excel. Chẳng hạn như:
- Mẫu xác nhận công nợ
- Mẫu bàn giao công nợ
- Mẫu đối trừ công nợ 1 bên
- Mẫu đối trừ công nợ giữa 2 bên
Một số sai sót tồn tại ở biên bản đối chiếu công nợ
- Một số khoản nợ cần phải thu không có đầy đủ biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ. Chúng xảy ra ở thời điểm cuối năm không đúng như quy định.
- Kế toán gửi thư thông báo xác nhận cho khách hàng. Tuy nhiên, lượt phản hồi lại lại khá thấp. Vì vậy sai sót trong quản lý và kiểm soát công nợ là điều khó tránh.
- Công nợ thực tế doanh nghiệp phải thu của khách lại bị chênh. Điển hình là giữa sổ kế toán và biên bản đối chiếu xác nhận công nợ. Nguyên nhân chưa được xác định rõ ràng.
- Đa phần những doanh nghiệp xây dựng thường không có sự đối chiếu nợ. Hoặc tồn tại phần chênh khi đối chiếu. Một số khoản nợ không có đối tượng thật sự rõ ràng.
Vì vậy tất cả các doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ để hạn chế tối đa sai sót khi lập biên bản đối chiếu công nợ. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp và uy tín.
Dưới đây là video hướng dẫn lập biên bản đối chiếu công nợ trên Excel bạn có thể tham khảo:
