Bạn đã hiểu gì về biên bản điều chỉnh hóa đơn? Thời điểm nào cần lập biên bản này? Mẫu biên bản mới và chuẩn nhất ra sao? Có lẽ những câu hỏi này khá mơ hồ đối với dân ngoài ngành kế toán. Tuy nhiên một số trường hợp ngay cả làm trong nghề cũng không hiểu tường tận về cách lập và điều chỉnh hóa đơn ra sao?
Để có thể nắm bắt trọn vẹn nội dung điều chỉnh hóa đơn, bạn nên tìm hiểu thông tư 39/2014/TT-BTC. Toàn bộ các trường hợp sai sót đều được hướng dẫn cụ thể để khắc phục tối đa việc xuất hóa đơn sai.
Hiểu được điều này, chúng tôi xin giới thiệu đến một số mẫu điều chỉnh hóa đơn mới nhất. Bạn có thể tham khảo và ứng dụng vào thực tế công việc của mình.
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi nào?
Ở khoản 3, điều 20 thuộc thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính: Tất cả trường hợp hóa đơn đã được lập và giao đến khách hàng. Hàng đã được giao, dịch vụ cũng được cung cứng cho bên Mua và bên Bán đã kê khai thuế. Nhưng cuối cùng họ phát hiện xảy ra sai sót. Việc bên Mua và bên Bán cần xử lý đó là:
Trường hợp hóa đơn chưa giao cho bên Mua
Khi có sai sót về quá trình lập hóa đơn. Bên Bán cần gạch chéo toàn bộ các liên. Sau đó lưu giữ số hóa đơn đã lập sai này lại.
Trường hợp hóa đơn được lập và đã giao cho bên Mua, chưa giao hàng
Ở trường hợp này, dù hóa đơn đã giao cho bên Mua, nhưng hàng và dịch vụ chưa giao và cung ứng. Hóa đơn mặc dù đã được lập nhưng bên Bán và bên Mua chưa kê khai thuế. Khi có sai sót xảy ra, họ cần lập biên bản thu hồi lại các liên của số hóa đơn xảy ra lỗi sai này. Trong biên bản thu hồi cần nên được lý do vì sao cần thu hồi hóa đơn. Bên bán sẽ gạch chéo toàn bộ các liên. Họ cần lưu giữ số hóa đơn sai đó và lập hóa đơn mới theo đúng quy định.
Trường hợp hóa đơn được lập và giao cho bên Mua, hàng và dịch vụ cũng giao và cung cứng
Ở trường hợp này bên Bán và bên Mua đã kê khai thuế. Nhưng sau đó họ nhận ra có sai sót trong hóa đơn vừa lập. Lúc này, bên Mua và bên Bán cần lập biên bản hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản. Nội dung nêu rõ sai sót. Người Bán cũng lập điều chỉnh hóa đơn. Hóa đơn này cần ghi rõ điều chỉnh tăng hay giảm về số lượng hàng hóa, giá cả, hay thuế suất,… Thông qua nội dung hóa đơn điều chỉnh, hai bên sẽ kê khai điều chỉnh doanh số mua và bán.
Bạn cần lưu ý trong hóa đơn điều chỉnh không được sử dụng số âm. Bởi vậy chỉ khi hóa đơn được lập và giao đến bên Mua, hàng và dịch vụ được giao và cung ứng, thuế cũng kê khai. Nếu có sai sót thì việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn là cần thiết.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Trong mỗi trường hợp, chúng ta sẽ ứng dụng một mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tương ứng. Dưới đây là một số mẫu điều chỉnh trong mỗi trường hợp cụ thể.
Mẫu biên bản điều chỉnh tăng giảm về số tiền
Mẫu này được dùng khi hóa đơn đã được lập, đã kê khai thuế. Nhưng sau đó, bạn phát hiện ra sai sót về số lượng, giá thành, tổng tiền, thuế suất, số tiền cần thanh toán,… Khi đó bạn giải quyết như sau:
Số tiền viết sai cao hơn số thực tế
Lúc này bạn cần lập ngay biên bản điều chỉnh giảm xuống. Còn khi hàng bị giảm giá không phải vì hóa đơn viết sai mà do chất lượng hàng bị lỗi. Bên Bán đồng ý giảm thì trước thời điểm xuất hóa đơn giản bạn cần lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản xác nhận lỗi hàng do kém chất lượng.
Số tiền viết sai thấp hơn so với số tiền thực tế
Lúc này bạn cần lập biên bản điều chỉnh tăng. Sau khi cả bên Mua và bên Bán lập biên bản điều chỉnh xong thì bên Bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý:
- Trong biên bản điều chỉnh cần thể hiện rõ sai sót
- Với trường hợp hóa đơn sai số lượng, giá cả đúng. Bạn sẽ lập biên bản điều chỉnh riêng về số lượng. Trong quá trình xuất hóa đơn điều chỉnh cũng vậy. Bạn sẽ điều chỉnh tăng về số lượng. Trong khi đó, mọi chỉ tiêu còn lại đúng thì sẽ không ghi gì mà chỉ gạch chéo mà thôi.
Mẫu biên bản điều chỉnh viết sai nội dung, không có liên quan về số tiền
Bạn áp dụng khi hóa đơn đã được lập, đã kê khai thuế. Sau đó, bạn phát hiện lỗi sai về mã số thuế. Sai cả tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính. Bạn nên nhớ nội dung nào sai trên hóa đơn thì sẽ lập biên bản điều chỉnh đúng nội dung đó.
Những lưu ý khi lập biên bản
Trong quá trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để đạt được hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều sau:
Trường hợp áp dụng
- Khi hóa đơn đã được kê khai nhưng xảy ra sai sót.
- Khi hóa đơn được lập nhưng chưa kê khai thuế. Bạn chỉ cần lập biên bản thu hồi. Sau đó, bạn xuất hóa đơn mới theo đúng quy định. Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn tại thông tư 39.
Ngày ghi
Bạn cần lưu ý ngày ghi trên biên bản điều chỉnh và ngày trên hóa đơn điều chỉnh cần trùng nhau.
Nội dung cần rõ ràng
Toàn bộ nội dung trên biên bản cần rõ ràng và chi tiết như:
- Điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu
- Ngày, tháng lập hóa đơn
- Ký hiệu
- Xuất hóa đơn điều chỉnh số bao nhiêu
- Ngày tháng và ký hiệu như thế nào
- Nội dung điều chỉnh là gì?
Khi phát hiện hóa đơn viết sai mà đã được kê khai thuế
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Lập hóa đơn điều chỉnh
Lập sai về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế
- Bên Bán và bên Mua cần lập biên bản điều chỉnh
- Không nhất thiết cần lập hóa đơn điều chỉnh
Hy vọng với mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn được nêu trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc. Ngoài ra, bạn cần lưu ý 5 điều trên trong quá trình lập hóa đơn điều chỉnh.
Dưới đây là video hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bạn có thể tham khảo:
Mọi thắc mắc về biên bản điều chỉnh hóa đón vui lòng để lại comment bên dưới.
