Cách lập kế hoạch đám cưới giống như một chuyên gia sự kiện Update 09/2021

Đám cưới là một trong những ngày trọng đại nhất trong cuộc đời của bất kỳ cặp đôi nào. Từ chụp ảnh đính hôn, đến chọn nhà cung cấp, lập danh sách kiểm tra và chọn tiệc cưới của bạn, có rất nhiều hạng mục cần được lên kế hoạch một cách có trật tự cho đến khi bạn nói hai từ kỳ diệu đó. Lên kế hoạch cho đám cưới của riêng bạn đôi khi có thể cảm thấy quá tải và căng thẳng, nhưng nếu bạn làm theo những mẹo giảm căng thẳng dưới đây, bạn sẽ thấy việc lập kế hoạch đám cưới của mình sẽ suôn sẻ và thú vị hơn từ một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Đặt ngân sách và bám sát nó

Đám cưới có thể rất tốn kém, và cũng giống như bất kỳ sự kiện nào khác, bạn có thể thấy mình muốn thêm các mục bổ sung vào danh sách tổng thể của mình gần ngày diễn ra sự kiện mà có thể không nằm trong ngân sách đã định của bạn.

Lập ngân sách và bám sát nó. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể có các mục trong “danh sách mong muốn” sẽ xuất hiện gần thời điểm diễn ra lễ cưới, hãy thêm những mục đó vào với ngân sách đã định ngay từ đầu. Hãy cố gắng không bao giờ vượt quá số tiền bạn đã lập ngân sách từ ngày đầu tiên.

Nếu bạn tiêu quá nhiều vào hoa, thì bạn phải cắt giảm thứ gì khác trong danh sách của mình. Hãy linh hoạt với bản thân và ưu tiên các mục chi tiêu lớn và các mục phải có trước trong ngân sách của bạn, biết rằng những khoản đó phải được chi trả, trái ngược với các mục “danh sách mong muốn” có thể bị cắt giảm bất cứ lúc nào.

Tạo mốc thời gian

Bên cạnh ngân sách, mốc thời gian là phần quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch tổ chức đám cưới với tư cách là một chuyên gia tổ chức sự kiện. Xây dựng một lịch trình hợp lý, phù hợp với lịch trình của bạn và vạch ra các ngày đến hạn trên lịch. 

Bạn sẽ thấy các trang web đám cưới nổi tiếng cung cấp danh sách kiểm tra với các mốc thời gian cho bạn, vì vậy hãy đảm bảo tuân theo những điều này khi lên kế hoạch cho lịch của bạn. Tùy thuộc vào thời gian của đám cưới, bạn sẽ muốn đảm bảo bạn có nhiều thời gian để lập kế hoạch và thực hiện các đơn đặt hàng có thể mất nhiều thời gian hơn những người khác.

Tìm các công cụ sự kiện phù hợp với bạn

Các công cụ tổ chức sự kiện là một người bạn tốt nhất của các nhà lập kế hoạch sự kiện! Bên cạnh danh sách kiểm tra đám cưới trực tuyến, hãy tìm các ứng dụng sự kiện có ngân sách, danh sách kiểm tra và lời nhắc được sử dụng cho đám cưới hoặc nếu bạn thích sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch sự kiện sắp tới của mình, những ứng dụng đó sẽ hoạt động tốt.

Một số nhà lập kế hoạch thích làm việc bằng excel, trong khi những người khác lại thích phương pháp cũ là viết ra mọi chi phí phải trả cho một sự kiện – điều đó tùy thuộc vào bạn, nhưng hãy nhớ theo dõi tất cả các khoản chi phí vào cuối ngày để giúp nỗ lực lập kế hoạch của bạn hoạt động thông suốt!

Chọn các chi tiết quan trọng

Khi bạn đã lên kế hoạch về ngân sách và thời gian tổ chức đám cưới, đã đến lúc tìm ra những chi tiết quan trọng nhất. Quy mô của đám cưới sẽ quyết định nhiều hơn từ góc độ ngân sách, vì vậy trước tiên, hãy tạo danh sách khách mời và bám sát nó nhất có thể.

Khi bạn đã hoàn thành danh sách, hãy chuyển sang chọn địa điểm, ngày cưới và chủ đề. Quá trình lựa chọn địa điểm cũng tương tự như lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho các loại hình sự kiện khác.

Bạn sẽ muốn gặp chủ sở hữu địa điểm, nhận danh sách những gì họ cung cấp và không cung cấp vào ngày cưới, yêu cầu họ gửi cho bạn một báo giá chính thức và tìm hiểu những ngày họ có sẵn phù hợp với thời gian của bạn. làm việc hướng tới. Các cặp đôi liên tục đính hôn, vì vậy việc tìm kiếm ngày cuối tuần phù hợp nhất với bạn đôi khi rất khó thực hiện, nhưng quan trọng nhất, các thông tin chi tiết và dịch vụ bạn nhận được tại địa điểm là rất quan trọng.

Xem lại hợp đồng (và tất cả các hợp đồng với nhà cung cấp) trước khi ký với địa điểm và nhớ hỏi xem bạn có thể ghé qua khi họ có thể tổ chức tiệc để bạn có thể xem địa điểm sẽ như thế nào được trang trí và đầy khách mời! Là một người lập kế hoạch, điều quan trọng là phải xem không gian sự kiện của bạn đang hoạt động trước khi bạn thực hiện bất kỳ cam kết nào.

Thiết kế với chất lượng

Bạn có thể có một số tài nguyên thiết kế mà bạn sử dụng cho các sự kiện hàng năm và nếu ai đó nghĩ đến một đám cưới, hãy nhớ liên hệ và yêu cầu sự trợ giúp của họ để thiết kế bảng hiệu, lời mời, chương trình, mẫu tráp ăn hỏi đẹp và lưu lại ngày tháng! Không gì đặc biệt hơn một bộ ảnh cưới tùy chỉnh, sáng tạo với sự phá cách độc đáo thể hiện phong cách và nét riêng của các cặp đôi hạnh phúc!

Nhà cung cấp là tấm vé vàng của bạn

Hãy siêng năng khi thuê nhà cung cấp. Tìm tài liệu tham khảo cho tất cả các nhà cung cấp của bạn và tạo một bảng tính với thông tin liên hệ và liên hệ dự phòng cho tất cả các nhà cung cấp. Theo nguyên tắc chung, hãy luôn nhớ các nhà cung cấp cũng giống như bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ hội chợ hoặc sự kiện công ty nào, nhưng trong trường hợp này, họ có thể là DJ, người phục vụ đồ ăn và thức uống, ánh sáng và trang trí hoặc công ty gian hàng ảnh, cửa hàng hoa hoặc đám cưới cửa hàng quần áo.

Điều quan trọng là phải thiết lập các cuộc họp với tất cả các nhà cung cấp, tổ chức các cuộc họp tiếp theo, đảm bảo rằng các liên hệ của bạn giống như một phần mở rộng của bạn ngay từ đầu. Cùng nhau, tất cả các bạn đang tạo ra một trải nghiệm tổng thể cho cô dâu, chú rể và khách mời trong đám cưới.

Dịch vụ khách hàng

Bất kể sự kiện nào đang được lên kế hoạch, các chuyên gia tổ chức sự kiện luôn nỗ lực hết mình để đảm bảo dịch vụ tuyệt vời. Một điều cần ghi nhớ khi bạn đang lên kế hoạch cho một đám cưới là phải đi xa hơn đối với bất kỳ ai và tất cả mọi người tham gia vào đám cưới. Sử dụng các nhà cung cấp quà tặng của bạn và cá nhân hóa các ưu đãi của bữa tiệc cho tất cả các món quà, tìm những món quà đặc biệt cho gia đình đám cưới mà bạn có thể tùy chỉnh để dành riêng cho họ mà họ sẽ trân trọng mãi mãi, và tạo túi chào mừng cho khách đến dự tiệc cưới tại khách sạn tiệc cưới ưa thích của sự lựa chọn. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn dịch vụ cưới hỏi trọn gói để có được những phục vụ tốt nhất.

Bên trong túi chào mừng, hãy nhớ bao gồm lịch trình của các sự kiện cuối tuần hoặc trong ngày, thời gian đến nơi, địa điểm và những món quà dành cho khách của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các món quà của mình để phục vụ cho địa điểm tổ chức đám cưới – ví dụ: nếu đám cưới diễn ra tại một thành phố nổi tiếng với một đội thể thao, có thể bao gồm một cái gì đó có tên đội trên đó hoặc một loại bia địa phương! Khách của bạn sẽ hoàn toàn thích những chiếc túi chào đón và những ý tưởng chu đáo được đưa ra đằng sau chúng.

Dành thời gian cho bạn

Đôi khi, ngay cả những người tổ chức sự kiện đám cưới trong vai cô dâu hoặc chú rể cũng cần một số R&R vào ngày cưới của họ! Một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào mình, đó là thuê một điều phối viên hàng ngày, người có thể chỉ cần bắt đầu ngay từ nơi bạn đã dừng lại trong kế hoạch tuyệt vời của mình!

Là một chuyên gia tổ chức sự kiện, họ sẽ bị đánh bay bởi danh sách kiểm tra và tờ thông tin của nhà cung cấp, những thứ này sẽ rất hữu ích vào ngày cưới của bạn. Có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện đám cưới nhỏ hơn cung cấp dịch vụ lập kế hoạch trong ngày với chi phí hợp lý. Các dịch vụ của họ được cung cấp vào ngày đặc biệt của bạn sẽ giúp bạn thư thái tâm trí và đảm bảo một ngày không có căng thẳng, nơi bạn có thể đảm bảo các nhà cung cấp của mình được chào đón bởi một chuyên gia tổ chức sự kiện khác theo phong cách A +.

Thật vui khi biết một người nào đó trên sân chơi của bạn sẽ mang giày chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn trong khi bạn sẵn sàng cho ngày mà bạn hằng mơ ước cả đời!

Dự đoán những thách thức

Không có đám cưới nào, dù được lên kế hoạch tốt bởi những nhà tổ chức sự kiện giỏi nhất, sẽ diễn ra hoàn hảo. Mong đợi điều gì đó xảy ra không như kế hoạch và khi nó xảy ra, nếu bạn là cô dâu hoặc chú rể, bạn có thể chuẩn bị kỹ lưỡng để điều phối viên trong ngày của bạn tham gia và giải quyết vấn đề, hoặc để nó tự xử lý! Công việc hậu cần trong ngày đôi khi có thể bị bỏ qua, vì vậy người lập kế hoạch tổ chức sự kiện đám cưới hãy đảm bảo kiểm tra lại ba lần danh sách kiểm tra của bạn bất kể điều gì.

Vì vậy, nhiều món đồ nhỏ có xu hướng xuất hiện trong ngày cưới mà bạn có thể không ngờ tới, chẳng hạn như khóa kéo bị hỏng trên váy, thiếu các điểm trung tâm, không biết nhà cung cấp nên đặt ở đâu tại địa điểm, v.v. Hãy luôn giữ bình tĩnh và có kế hoạch dự phòng cho kế hoạch dự phòng của bạn.

Đám cưới không dành cho những người yếu tim nếu bạn đảm nhận vai trò tổ chức sự kiện đám cưới, vì vậy hãy đảm bảo nhanh chân khi có vấn đề và quyết đoán bước vào xử lý các quả bóng tung hứng khi chúng bay theo cách của bạn ☺

Dành thời gian để ngẫm lại

Hầu hết các cặp vợ chồng đều quên dành vài phút và nhìn quanh phòng khi mọi thứ đã được lên kế hoạch và chuyển động. Hãy dành một vài phút để thư giãn và tận hưởng thành quả của việc lên kế hoạch cho một kỷ niệm đầy cảm xúc và vui vẻ trong cuộc sống của bạn.

Hãy nhớ rằng tất cả các sự kiện đều tốn rất nhiều thời gian, mồ hôi và công việc để được thực hiện, nhưng đám cưới là sự kiện có bản chất khác. Chúng mất hàng tháng, đôi khi hàng năm để kết hợp lại với nhau, và bạn có thể tận hưởng tất cả công việc khó khăn của mình sẽ cảm thấy thật tuyệt vời.

Kết luận

Đám cưới có thể rất thú vị nếu lên kế hoạch như một chuyên gia tổ chức sự kiện. Việc chuẩn bị trước các công cụ và mẹo phù hợp sẽ giúp bạn đi một chặng đường dài khi bắt đầu bước vào quá trình lập kế hoạch đám cưới đôi khi quá sức nhưng rất bổ ích. Hy vọng rằng mười lời khuyên này sẽ hữu ích cho bất kỳ chuyên gia tổ chức sự kiện, hoặc người tổ chức đám cưới sắp thành lập!